Registrazione visitatori ad eventi e convegni, come fare
Quando si organizzano eventi dove è previsto un notevole flusso di persone, come i convegni, è bene prevedere un servizio di registrazione e controllo dei visitatori, al fine di tutelare i partecipanti all’evento, il personale ed i beni coinvolti. Di seguito, vediamo cosa sono le operazioni di registrazione dei visitatori agli eventi e perché è importante scegliere di usufruire di questo servizio.
Come funzionano le operazioni di registrazione dei visitatori ad eventi
Esistono numerosi software ed applicazioni che possono essere utilizzati dagli addetti alla sicurezza per gestire tecnologicamente gli accrediti e tenere conto del flusso di persone che si recano sul luogo dell’evento.
Ma in linea generale, per monitorare correttamente l’afflusso dei partecipanti all’evento è necessario disporre di un desk o di una zona di accesso delimitata, dove il personale autorizzato potrà verificare l’identità dei partecipanti tramite una lista con annotate le persone iscritte e che hanno confermato la loro partecipazione. Per fare ciò, ai partecipanti di solito è richiesto di esibire un documento d’identità valido e l’e-mail di conferma di registrazione o, in alcuni casi, viene chiesto di mostrare un QR code fornito al momento dell’iscrizione, il quale permette di accreditare velocemente ogni partecipante.
Chi si occupa della registrazione visitatori
Addetti alla sicurezza che svolgono incarichi come questo sono solitamente receptionist professionisti ed addetti al ricevimento.
Infatti, tipicamente i receptionist si occupano di attività di accoglienza e registrazione dei clienti, la gestione delle prenotazioni e degli arrivi, l’annotazione dei dati del cliente, incarichi di tipo organizzativo-gestionale, funzioni amministrative e contabili, oltre che a funzioni di vigilanza e controllo.
Perché è importante questo servizio e a chi conviene affidarsi
Un servizio di controllo degli accessi dei visitatori è utile per diversi motivi:
- permette di identificare con precisione i partecipanti all’evento;
- consente di valutare un’eventuale differenza tra presenti e registrati all’evento, in modo da poter migliorare se necessario le modalità di comunicazione ed organizzazione dell’evento;
- è fondamentale per garantire la sicurezza e l’incolumità di persone e beni, soprattutto per quanto riguarda gli eventi con molti partecipanti.
Per assicurarsi di disporre di un sistema di controllo efficace e di qualità, soprattutto per gli eventi che prevedono un ampio numero di persone, è necessario affidarsi ad aziende specializzate nell’ambito della sicurezza, così da garantire lo svolgimento dell’evento in sicurezza grazie alla professionalità degli addetti alla security.
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