Servizi di receptionist: di cosa si tratta

Il receptionist, occupandosi di numerosi incarichi all’interno dell’ambito del ricevimento e della portineria che hanno l’obiettivo di rendere la permanenza dei clienti piacevole e gratificante, rappresenta uno dei ruoli chiave nelle strutture alberghiere e nelle aziende. Di seguito, vediamo insieme quali sono i compiti che svolge un receptionist, quali sono le caratteristiche necessarie per svolgere questo lavoro e quando richiedere un servizio di reception.

Quali sono i servizi di reception

Negli ultimi anni, anche grazie all’utilizzo delle nuove tecnologie, i servizi offerti dalle reception sono aumentati e si sono estesi sempre di più. Ma, nel concreto, di cosa si occupano i receptionist? I principali compiti del receptionist comprendono le seguenti operazioni:

l’accoglienza e la registrazione di clienti, visitatori, personale e fornitori;
le operazioni coinvolte nel check-out dei clienti;
la gestione della cassa e delle transizioni di denaro;
il controllo di tutti gli accessi al sito della struttura;
il ritiro della posta, il suo smistamento la consegna;
la gestione e la registrazione dell’utilizzo dei mezzi aziendali;
la gestione del centralino e degli strumenti elettronici;
l’accompagnamento del cliente che ha effettuato il check-in;
la gestione delle prenotazioni e delle eventuali cancellazioni;
la verifica della disponibilità delle stanze;
l’organizzazione degli archivi cartacei ed informatici;
i servizi di sicurezza, come la sorveglianza dell’edificio, per garantire l’incolumità delle persone e la tutela dei beni.

Questi sono solo alcuni dei principali compiti di un receptionist: In alcune occasioni a queste mansioni possono essere aggiunti altri incarichi, come la pulizia degli spazi comuni e la sorveglianza dei parcheggi e dei veicoli.

Le qualità che deve avere un addetto alla reception

Un receptionist deve possedere diverse qualità. Ad esempio, è necessario disporre di ottime doti organizzative e amministrative e di una predisposizione naturale al contatto con le persone.

Inoltre, sono fondamentali doti come pazienza e cortesia, in più, deve essere flessibile e di buona presenza. Infatti, un buon addetto alla reception ha il compito di gestire con gentilezza e professionalità ogni fase del suo lavoro, dalla prenotazione al check-out del cliente.

Quando è utile un servizio di receptionist

Scegliere di includere tra i propri servizi quello di receptionist è fondamentale in tutte le strutture del settore alberghiero, turistico o congressuale, oltre che nelle grandi aziende strutturate e dotate di un’area di ricevimento all’ingresso.

Il servizio di receptionist, infatti, permette alle strutture che ne dispongono di facilitare notevolmente l’organizzazione e l’amministrazione della struttura, oltre che a contribuire alla soddisfazione dei clienti.

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